Conciliación

El proceso de conciliación se ajusta a la recepción de tres maneras. Sólo las órdenes de compra con estado Recepción completa están disponibles para la conciliación.

Sólo información de Pago

Si el registro de recepción es preciso, sin correcciones adicionales, el proceso de conciliación está dirigido a la información final del proveedor.

1. Ingrese la siguiente información:

• Fecha de la factura (desde Recepción, si se conoce)

• Número de factura (desde Recepción, si se conoce)

• Número de referencia de pago

• Monto de la factura

• Monto de pago

2. No se necesitan otros cambios. Haga clic en Guardar para guardar el registro.

Ajustes adicionales obligatorios

Este proceso también permite realizar los ajustes finales del registro de recepción, haciéndolos coincidir con la factura del proveedor y actualizando la información adicional en el encabezado y en los artículos de línea.

1. Ingrese la siguiente información en el encabezado:

• Fecha de la factura (desde Recepción, si se conoce)

• Número de factura (desde Recepción, si se conoce)

• Número de referencia de pago

• Monto de flete real

• Monto de descuento menor

• Monto de la factura

• Monto de pago

 

En este momento los artículos se pueden ajustar en la ficha Artículos de línea recibidos.  

 

2. Haga clic en Editar para modificar la información existente del artículo si es necesario.

3. Haga clic en OK para guardar la fila. Haga clic en Guardar para guardar el registro.

Ajustes de presupuesto

Durante el proceso de conciliación, se realizan los ajustes de presupuesto para dar cuenta de las diferencias en:

• Fecha de recepción

• Monto de descuento de factura

• Monto del flete de la factura

• Cantidad aceptada

• Cantidad de la factura

• Monto de impuesto facturado

• Precio facturado

Aún si no existieran diferencias, los registros del ajuste de presupuesto se realizan de igual modo. Si existen diferencias que crean una variación, se invertirá el monto original presupuestado y el monto ajustado disminuirá.

Artículos sustitutos

Los proveedores podrían tener que sustituir un artículo similar para completar la Orden de compra de acuerdo con el convenio al que se llegó con el comprador.

1. Haga clic en Editar en la fila para recibir un artículo sustituto.

2. Seleccione la casilla Artículo sustituto. Esto revelará campos adicionales de artículos sustitutos.

3. Ingrese el Número de artículo sustituto, Nombre del artículo, UOM y Precio del artículo.

4. Ingrese la Cantidad aceptada, Cantidad de la factura, Monto del impuesto y Precio facturado.

5. Haga clic en OK para guardar la fila. Haga clic en Guardar para guardar el registro.